Secrétariat de service et gestionnaire financière et comptable F/H - Administration centrale

Le poste comporte deux missions :

1 - Secrétariat du service "Emploi-Solidarités" :
Assurer le secrétariat du chef de service et ses adjoints et apporter un appui à la réalisation de tâches administratives à l'ensemble des agents du service.

Réalisation d'opérations classiques de secrétariat : frappe, photocopie, archivage, affectation du courrier, rédaction de correspondance, mise à jour de bases de données, de fichiers,
Rédaction et/ou centralisation de comptes rendus de réunions internes,
Classement et archivage de dossiers,
Préparation et organisation de réunions : convocations, préparation des dossiers préalables, réservation des salles, réception des participants,
Gestion des agenda, des déplacements, filtrage des interlocuteurs
Suivi des commandes de fournitures de bureau
Tenue du planning des congés du service,
Gestion de boites mail institutionnelles
Prise d'appels téléphoniques
Suivi du courrier
Lien avec le secrétariat du directeur

2 - Gestion financière et comptable au sein du bureau comptable et financier :
Participer à l'ensemble des activités du bureau comptable et financier et à l'ensemble des tâches et missions relatives à tous les budgets opérationnels de programme pour lesquels la DDETSPP est RUO :

Exécution des dépenses programmées par les autres bureaux du service Emploi-Solidarités dans le respect des délais :

Contrôle de pièces justificatives, de l'imputation budgétaire.
Réalisation des conventions/arrêtés.
Saisie des demandes de paiement dans "chorus formulaires".
Opérations diverses liées à l'utilisation de "chorus formulaires" (création de Tiers fournisseur, ajout/modification de RIB...).

Prise en charge des dossiers des mandataires individuels : Suivi/vérification et mise en paiement de la rémunération des mandataires individuels de par l'utilisation d'OCMI (plateforme permettant le calcul des rémunérations) et de "chorus formulaires".
Prise en charge des dossiers d'aide sociale : Suivi/mise en paiement : allocations simples, aide sociale personnes âgées (hébergement), aide sociale personnes handicapées (hébergement).

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvellessolutions, former d’autres agents, être référent dans le domaine.M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus,conseiller les autres agents, optimiser le résultat.A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sousle contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus(vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…) Connaissances :Connaissances techniques :- Connaître l'environnement professionnel- Avoir des compétences en informatique-bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Internet)- Avoir une bonne capacité rédactionnelle- Avoir des connaissances budgétaires et comptables- Connaissances du logiciel "chorus formulaires"Savoir-être : Indiquez au moyen de *** en fonction des attentes- Savoir s'adapter et faire preuve de polyvalence- Savoir s'organiser et faire preuve d'initiative- Savoir gérer son temps et mettre en priorité ses travaux- Savoir communiquer- Savoir faire preuve de rigueur dans l'exécution des tâches- Savoir faire preuve d'autonomieSavoir-faire :- Savoir analyser- Avoir l'esprit de synthèse- Savoir travailler en équipe