Secrétaire de direction polyvalent H/F

La réactivité et la polyvalence seront nécessaires pour ce poste partagé sur le secrétariat de direction, le conseil médical et de la déléguée départementale aux droits des femmes et à l'égalité femmes-hommes (DDDFE) et ce pour plusieurs raisons : Outre des taches classiques du secrétariat de direction : - Suivi de messageries multiples et orientations diverses ; - Publication d‘arrêtés, suivi des parapheurs préfectoraux ; - Gestion du courrier de la DDETS ; Attention ce poste implique : Savoir-faire et savoir-être : Diversité des tâches : Le/la secrétaire sera amené(e) à gérer des missions très variées : accueil téléphonique, gestion de planning, préparation de salles de réunion, rédaction de notes administratives et de comptes rendus, organisation de réunions, classement et archivage, etc. La polyvalence est donc indispensable pour passer d'une tâche à l'autre avec efficacité et s'adapter aux besoins de chaque service. La DDETS assure le déploiement des politiques publiques d’insertion sociale, d’intégration, de développement de l’emploi, d’accès et d’effectivité des droits, de l’accès et du maintien dans le logement, du travail ainsi que la territorialisation des stratégies transversales prioritaires dans les domaines de la cohésion sociale, du travail et de l’emploi (stratégie de prévention et de lutte contre la pauvreté, plan Logement d’abord, politique résorption des bidonvilles, politique d’asile et d’intégration des étrangers primo-arrivants dont la stratégie nationale d’accueil et d’intégration des réfugiés etc.), en articulation avec le niveau régional. Pour ce faire, la DDETS assure notamment une prise en charge spécifique et adaptée des personnes vulnérables. Au sein de la DDETS, le cabinet de direction s’occupe des différents axes de communication interne (site intranet, lettre de la DDETS, Organigrammes, trombinoscope, plaquettes de présentation, livret d’accueil, kit d’accueil…) et externe ; Organisation des évènements internes à la DDETS (séminaires cadres, séminaires agents, journée d’accueil des nouveaux arrivants, moments conviviaux liés à un évènement spécifique (cérémonie des vœux) ; Supervise le conseil médical départemental, supervise le secrétariat de direction, participe aux CODIR élargi et CODIR restreints, comptes rendus et relevés de décisions, suivi d’activité ; suit les projets de direction et de service, effectue le suivi budgétaire) et l’action sociale. - Préparation des déplacements de la direction et du cabinet ; - Prendre en charge les aspects logistiques et matériel de la direction et du cabinet ; - Assistance à la préparation des réunions ; - Organisation et planification des réunions, séminaires ou autres évènements de la Direction Départementale ; - Interlocuteur privilégié de l'ensemble des agents de la Direction Départementale ; - Accueil et orientation téléphonique pour la Direction Départemental au sein de la cité Marianne - Prise de notes ponctuelle lors de réunions, en cas d'absence de la cheffe de cabinet  Le ou la secrétaire de direction en poste sera également amené(e) à effectuer des taches de secrétariat propre au conseil médical : - Gestion du courrier - Création de brochures, - Modifications des arrêtés, - Publication au RAA, - Mise à jour du tableau des médecins Ce dernier assure la gestion des dossiers de saisine des administrations d'Etat et de la fonction publique hospitalière en matière de droits à congé pour raison de santé, accidents de service, imputabilité, maladies professionnelles, retraite pour invalidité.... Le ou la secrétaire de direction en poste devra en outre assurer deux missions principales pour la DDDFE : - Assister la déléguée départementale dans son quotidien : - Organiser les déplacements (réservation des voitures, trains et hôtels, gestion des états de frais pour le remboursement) - Organiser les réunions (réservations de salles et visio, préparation du café, envoi des invitations, impression éventuelle de documents, information de l'accueil de la Cité) - Gérer la réponse aux appels téléphoniques et ponctuellement la réponse à certains mails et courriers - Gérer les courriers et parapheurs de la délégation départementale - Assister la déléguée départementale dans ses missions de pilotage de l'action publique : - Gérer l'attribution de subventions : faciliter l'instruction des projets par la DDFE en lien avec la DRDFE, rédiger les notifications, compléter le tableau de suivi des subventions allouées, stocker et imprimer les documents liés aux demandes d'avis des autres services de l’État auprès de la déléguée départementale - Gérer l'organisation et le suivi de la commission prostitution, qui a lieu 2 à 3 fois par an - Mettre à jour les coordonnées des associations et des outils de communication afférents (plaquettes, site internet...), 1 à 2 fois par an  Environnements de travail différents : Chaque service a ses propres exigences, ses propres rythmes et ses propres interlocuteurs. Le/la secrétaire devra faire preuve de flexibilité et d'adaptabilité pour s'intégrer à ces différents environnements et répondre aux attentes spécifiques de chacun. Gestion des priorités : jongler entre les demandes des trois services nécessite une excellente organisation et une capacité à gérer les priorités de manière autonome. La réactivité est essentielle pour traiter les urgences et respecter les délais. Confidentialité : Le/la secrétaire sera amené(e) à traiter des informations confidentielles. Discrétion et professionnalisme sont donc de rigueur.Connaissances : - Expérience confirmée en secrétariat de direction polyvalent ou gestion administrative et intérêt pour les missions effectuées - Maîtrise des logiciels de bureautique (utilisation de libre office : writer, calc, impress) - Maîtrise de chorus DT - Culture administrativeAssurer le contrôle interne comptable (gestion et animation) - assure le lien avec les finances publiques - appui les pôles en tant que correspondant CHORUS Cœur et favoriser les liens avec le cadre de proximité du SGC. Composition et effectifs du Cabinet de Direction 1 DAT(A) chef de service 1 Gestionnaire financier adjoint à la cheffe de cabinet (A) à pourvoir 1 médecin président 1 secrétaire administrative-assistante de communication et 2 secrétaires administratives (dont 2 postes à pourvoir) 2 (B) et 5 C au conseil médical La Délégation départementale aux Droits des Femmes et à l’Égalité femmes-hommes (DDDFE) du Nord met en œuvre au niveau départemental la stratégie nationale d'égalité entre les femmes et les hommes. Son action est structurée autour de 4 axes d'intervention : - Lutte contre les violences sexistes et sexuelles - Santé des femmes - Égalité professionnelle entre les femmes et les hommes - Lutte contre les stéréotypes La DDFE du Nord n'est pas en lien direct avec le grand public ou les femmes victimes de violences.