RH00046027- Chargé d'accueil F/H

Missions principales :

Missions principales : L’ assistant(e) - chargé(e) d’accueil de la DGCOPOP (site Montabo) assure la l’accueil physique et téléphonique des usagers afin d’apporter une assistance de niveau 2 sur l’ensemble des domaines d’intervention précités.Il.elle assure une première impression positive de la direction générale.Il.elle joue un rôle clé dans la gestion administrative de l’accueil.Il(elle) est placé(e) sous la responsabilité de la direction de la DGCOPOPCompétences requises sur le poste :Compétences relationnelles :- accueil chaleureux, sens du service, écoute active- capacité à gérer des situations stressantes ou des usagers difficiles ;- communication orale claire et agréableCompétences professionnelles :- Connaissances souhaitées de l’environnement politique et administratif, des métiers de la DGCOPOP notamment dans les domaines d’intervention du travail, de l’emploi, de la formation professionnelle, de la cohésion sociale de la culture, de la jeunesse et sportsMissions de la direction générale cohésion et populations (DGCOPOP) :La Direction Générale de la Cohésion et des Populations (DGCOPOP) est issue du regroupement de la DIECCTE, de la DAC et de la DJSCS.Composée de plus de 130 agents, elle intervient sur les champs de compétence de ces directions.L’accueil de la DGCOPOP est l’opérateur unique au service de la réception et des primo renseignements et de l’orientation du public sur les thématiques qui relévent de quatre directions métiers des ministéres sociaux, des finances, de la culture, du sport et de l’éducation nationale : Activités et Responsabilités :1. Accueil physique :- Recevoir et orienter les visiteurs (clients, partenaires, prestataires, etc.).-Fournir les informations nécessaires sur les services,.- Assurer la sécurité des locaux en contrôlant l’accès des visiteurs (badgeage, gestion des listes de visiteurs, etc.).- Gérer l’attente des visiteurs de manière professionnelle et accueillante. 2. Accueil téléphonique :-Répondre aux appels entrants de manière courtoise et professionnelle.-Diriger les appels vers les bons interlocuteurs ou services.-Prendre des messages et les transmettre à la personne concernée en cas d’absence.3. Gestion administrative :- Assurer la gestion du courrier entrant et sortant via les dispositifs informatiiques mis à disposition- Gérer l'agenda des rendez-vous de la direction et des salles de réunion .- Rédiger et envoyer des courriers, notes ou documents à la demande de la direction.- Assurer la saisie sur CHORUS des demandes d’achats et des services faits du BOP 155- Assurer le remplacement de l’assistante de direction- Assurer les saisies des actes sur le recueil des actes administratifs de la préfecture4. Gestion des emails :- Réceptionner et répondre aux emails entrants ou les rediriger vers les bons services.5. Gestion des équipements d'accueil :-S'assurer de la bonne tenue de l'espace d’accueil (propreté, signalétique, matériel disponible).- Gérer le stock de documents mis à disposition par l’administration6. Collaboration interne :- Travailler en étroite collaboration avec les autres services pour assurer un accueil fluide des usagers.- Communiquer avec les équipes pour coordonner les arrivées d’usagers importants ou la préparation de salles de réunion.Autres activités :En cas de nécessité ou pour une opération exceptionnelle, apporter son soutien aux actions conduites par la direction, extérieures à son champ d’intervention principalPartenaires institutionnels : Préfecture, autres services de la DGCOPOP.RIFSEEP Groupe 2NBI : 15 points- Qualités rédactionnelles : niveau 3Compétences organisationnelles- capacité à gérer plusieurs tâches simultanément- Rigueur et sens de l’organisation : niveau 3 Maîtrisé- Capacité à hiérarchiser les urgences et à adapter sa communication avec les partenaires : niveau 3 MaîtriséCompétences informatiques- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (word, outlook, excel, powerpoint) : niveau 2- Gestion de la messagerie électronique et des outils de téléphonieLanguesLa maitrise d’une langue étrangère peut être un atoutSavoir FaireTravail en équipeCapacité de synthèseCapacité d’analyseExpression orale et écriteSavoir ÊtreSens de la diplomatie et pédagogie Souplesse et adaptabilitéIntérêt pour les dispositifs portés par la DGCOPOP Savoir travailler en équipeDiscrétion et loyauté- la direction des entreprises, du travail, de l’emploi, de la concurrence et de la consommation (DETCC);- la direction des politiques sociales, de la prévention et de l’inclusion  (DPSPI);- la direction de la culture, la direction de la jeunesse et des sports (DCJS) ,- la direction des droits des femmes- l’antenne DGCOPOP à Saint-Laurent du MaroniCela représente des missions très variées réparties répartis sur 5 sites dont la section détachée de  Kourou.Elle a pour ambition d’accompagner les parcours de vie des populations et des entreprises, et de répondre à leurs besoins.