Assistante / assistant de direction H/F
Sous la responsabilité et en relation étroite avec la Cheffe de cabinet :
Il/Elle assure un secrétariat classique de direction (DG/DGA/Cabinet/SG) - Pool de 3 assistantes
Il/elle est garant(e) de la bonne organisation du temps des Directeurs et de la Secrétaire Générale, ainsi que de la qualité des relations avec les directions et partenaires. Il ou Elle assure notamment :
la gestion des agendas et des contacts (mise à jour des listings) ;
l’organisation de réunions (en présentiel, audio ou visio conférences) : ordres du jour, convocations, préparation des dossiers, suivi des retours, gestion logistique (salle, matériel, places de stationnement) ;
la rédaction des comptes rendus et le suivi des décisions des réunions ;
les relations avec le service communication sur les sujets concernant la vie interne de l’agence ;
la constitution des dossiers (papiers et/ou dématérialisés) en relation avec les services ou partenaires : demande de notes, planification du retour des éléments demandés, vérification du contenu, mise en forme, impression de documents ;
la gestion des déplacements : commande de billets, suivi
Connaissances
Techniques administratives
Outils bureautiques et informatiques
Systèmes et classement d’archivage
Environnement institutionnel et administratif : organisation et missions des services de l’Etat en région et des établissements de santé
Savoir-faire
Construire et faire vivre un tableau de bord
Recueillir et traiter de l’information
Accompagner et conseiller
Organiser des réunions
Utiliser les techniques de classement et d’archivage
Rédiger des comptes rendus
Savoir-être nécessaire
Faire preuve de rigueur
Faire preuve d’esprit d’équipe
Etre réactif
Faire preuve de discrétion professionnelle
Avoir le sens de l’écoute et du dialogue
Faire preuve d’initiative