Assistante / assistant de direction H/F
Description des missions
Finalité et missions principales du poste
Dans le cadre d’une collaboration étroite, vous accompagnez le directeur et la directrice adjointe de la direction territoriale dans l’accomplissement de leurs missions et contribuez au bon fonctionnement de la direction.
Activités principales
1/ Optimiser la gestion de l’activité de la direction territoriale
Anticipation, organisation et préparation de l’activité du directeur et de la directrice adjointe
Organisation des réunions et des rendez-vous / Gestion des déplacements
Prise de notes et compte rendu à l’occasion de certaines réunions
Constitution des fonds de dossier et tenue à disposition de la direction en temps utile
Evaluation, signalement et orientation des urgences
Gestion de la messagerie et de l’agenda
2/ Être l’interlocuteur de 1er niveau de la direction territoriale
Gestion du courrier (enregistrement, tri, diffusion, suivi) et sécurisation des délais
Gestion de la messagerie « contact » de la Direction territoriale
Accueil physique et téléphonique ; Compréhension des demandes et orientation
Organisation de réunions ; Organisation de déplacements du directeur, au besoin des agents
Rédaction et diffusion des relevés de décisions, comptes rendus, courriers…
Classement et archivage ; optimisation du classement papier et dématérialisé
Suivi logistique (gestion des fournitures, moyens matériels…)
Organisation des relations avec les partenaires privilégiés (Préfecture, Conseil départemental, Elus, Professionnels de santé, Responsables de structures sanitaires et médico-sociale, Usagers, CPAM…)
Veille sur les échéances stratégiques et les contributions nécessaires
Gestion des badges - des titres de transports (bus)
3/ Assurer la gestion de plusieurs dossiers transversaux et/ou thématiques
Préparer l’organisation d’évènements sur le site
Suivi des dossiers des directeurs de la FPH en lien avec la direction, en vue de leur évaluation
Renseigner les contacts de la direction dans le logiciel Wampa ou sur TEAMS (et procéder aux actualisations)
Profil recherché
Vous possédez une expérience significative réussie en qualité d’assistant(e) de direction.
Vos qualités relationnelles et votre sens du service sont des atouts incontournables dans ce poste.
Vous disposez d’une grande agilité dans le traitement de l’information, d’une capacité d’adaptation et avez la capacité à trouver des solutions rapidement.