Assistante / Assistant de direction F/H

Au sein d'une petite équipe (5 à 7 personnes) et sous l'autorité du Délégué ministériel à la santé mentale et à la psychiatrie, ainsi que de sa Secrétaire générale, vous assistez le délégué et ses collaborateurs dans l'organisation quotidienne de leur travail, tout en jouant le rôle d'interface indispensable entre les différents interlocuteurs.Le premier sourire de la délégation, c'est vous !- Accueil physique et téléphonique (filtrage téléphonique et orientation des interlocuteurs)- Suivi courrier attribué à la délégation- Diffusion informations par mailing, mise à jour des listes de diffusion- Accompagnement sur le plan logistique des nouveaux arrivantsE : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvellessolutions, former d’autres agents, être référent dans le domaine.M : Mettre en œuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus,conseiller les autres agents, optimiser le résultat.A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sousle contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus(vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)Placé auprès du Ministre chargé de la santé et de l'accès aux soins, le Délégué ministériel à la santé mentale et à la psychiatrie (DMSMP) est chargé de mettre en œuvre la stratégie nationale en faveur de la santé mentale et de la psychiatrie, de s'assurer de son déploiement dans les territoires, de contribuer à accompagner les évolutions de la psychiatrie afin de développer des prises en charge de qualité, diversifiées, personnalisées et accessibles à l'ensemble de la population. Organisation et logistique : Vous êtes l'as de l'agenda bien huilé et du déplacement sans accroc - Organisation des réunions (réservation de salles, convocations …) commandes de prestations- Gestion des agendas et des déplacements - Etablissement des ordres de mission et des états de frais (via CHORUS), transmission des frais et suivi des dépenses carte Corporate du délégué et suivi de l'enveloppe budgétaire annuelle de fonctionnement de la délégation- Préparation matérielle de la réunion du Comité Stratégique de la Santé Mentale et de la Psychiatrie (CSSMP - une fois par an)Gestion administrative et suivi des dossiers : vous jonglez entre tableaux de bord et courriers, avec méthode et clarté- Élaboration des tableaux de bord des dossiers et suivi des échéanciers- Classement et archivage numérique des documents- Constitution des fonds de dossiers, rédaction et dactylographie (mise en forme) des projets de courrier- Préparation, sur la base de modèles-types des réponses aux courriers signalés adressés au Délégué (réorientation équipe, DACs, ARS etc.)Veille et communication : vous êtes les yeux et les oreilles de la Délégation- Veille presse et documentaire sur la santé mentale et la psychiatrie, pour garder l'équipe connectée à l'actualité- Tenue à jour de la présentation de la délégation sur le site Internet du ministère et préparation des posts LinkedIn du délégué : des contenus percutants pour mettre en lumière les politiques de santé mentaleParticipation aux projets et missions spécifiques - Contribution au dispositif "MonSoutienPsy" : validation, sous l'autorité du délégué, des dossiers de candidature des psychologues volontaires au dispositif sur la plateforme Démarches simplifiées et réunion hebdomadaire avec l'équipe "MonSoutienPsy"- Contribution à la campagne de labellisation GCN 2025 (appui à la chargée de mission) et à la refonte de la communication de la Délégation (en lien avec le stagiaire)Connaissances :- Environnement institutionnel et administratif : organisation, fonctionnement et missions des directions, des services et des structures rattachées - M- Techniques administratives, mise en forme des documents, rédaction des courriers - M- Outils bureautiques : Word, Excel, Internet, Outlook et logiciels de suivi de courrier - MSavoir-être :- Faire preuve de réactivité et avoir l'esprit d'initiative ***- Faire preuve de rigueur et avoir le sens de la méthode ***- Faire preuve de discrétion professionnelle ***- Travailler en autonomie **- Travailler en équipe ***- Avoir le sens de l'analyse et de la synthèse **Savoir-faire :- Prendre des notes, rechercher l'information, diffuser l'information à bon escient - M- Organiser des réunions et des déplacements, gérer un agenda - M- Réceptionner et enregistrer les courriers sur les logiciels dédiés - M- Mettre en forme des documents selon la charte graphique - M- Utiliser les outils informatique et les outils de visioconférence (Teams, Zoom)Missions principales :Mission 1 : Affirmer, en l'incarnant, la priorité de la stratégie nationale « santé mentale et psychiatrie » et lui donner toute la visibilité requise.Mission 2 : Outiller les réflexions et les pratiquesMission 3 : Impulser la dynamique de transformation et d'ouverture de la psychiatrie et des parcours de soinsMission 4 : Coordonner le pilotage national et mobiliser les autres ministères (EN, agriculture, travail, recherche, intérieur …)Mission 5 : Participer à l'accompagnement du déploiement de la stratégie santé mentale et psychiatrie dans les territoires.Cf. Stratégie nationale santé mentale et psychiatrie (feuille de route, plan psychiatrie) et Tour de France des projets territoriaux de santé mentale (PTSM) https://sante.gouv.fr/prevention-en-sante/sante-mentale/Feuille-de-route-de-la-sante-mentale-et-de-la-psychiatrie-11179/article/la-strategie-nationale https://sante.gouv.fr/actualites/actualites-du-ministere/article/publication-du-rapport-du-tour