Assistant(e) de direction UD DRIEETS F/H

A POURVOIR PAR MOBILITE INTERNE ET INFRA REGIONALE AU SEIN DE LA DRIEETS ET DES DDETS D’ILE DE FRANCE EN RAISON DU GEL DES RECRUTEMENTS EXTERNES MIS EN PLACE PAR LA DRHEncadrement (oui ou non) : NONQuotité du poste : 50%Placée/placé auprès du directeur de l'unité départementale et en appui des autres membres de l’équipe dedirection, elle/il l’assiste dans l'organisation quotidienne du travail et contribue au bon déroulement desactivités du service en assurant des fonctions d'assistance technique et de sécurisation des remontées desdossiers.Ce poste est ouvert à un agent(e) de catégorie B ou CConnaissances : Indiquer au moyen de E, M, A et N* en fonction des connaissances que (le) ou (la) titulaire du poste doit avoir déjà acquises.(* E: expert, M: maitrise, A: application et N: notion)- Connaître les institutions et les acteurs-clés avec lesquels la direction est en relation (A)- Connaître les circuits et procédures spécifiques appliquées dans le service (M)- Connaître précisément l’organisation, le fonctionnement et les missions des services (M)- Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité dans le respect des règles protocolaires (M)- Bien maîtriser le pack office (messagerie, traitement de texte et Excel) (M)Créée en 2021dans le cadre de la réforme de l’organisation territoriale de l’Etat, la DRIEETS (Direction régionale et interdépartementale en charge de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités), porte des politiques publiques tournées d’une part, prioritairement, vers les publics les plus fragiles (protection, insertion sociale, insertion dans l’emploi…) et d’autre part vers les acteurs économiques (mutations économiques, inspection du travail, CCRF, dialogue social…). Plus spécifiquement, le / la titulaire du poste assure notamment les activités suivantes :- Assure l'organisation des agendas de la direction ;- Organise les différentes réunions présidées par la direction en s'assurant de la présence des membres siégeant- Gère les déplacements du directeur de l'unité départementale, ou, le cas échéant, des autres membres de ladirection ;- Assure la constitution des fonds de dossiers et les tient à disposition du directeur en temps utile ;- Évalue, signale et oriente les urgences ;- Gère la boîte de messagerie fonctionnelle de la direction et ponctuellement la boite de l'UD ;- Assure l’accueil téléphonique et physique, filtre, oriente les usagers et les appels ;- Met en forme et assure la diffusion de courriers ;- Assure le suivi de la diffusion de différentes notes en direction de partenaires (principalement la préfecture de la Seine-Saint-Denis) ;- Veille à l'actualisation de différents documents (annuaire, organigramme et guide d'accueil). - Participe à l'organisation des intérims entre le secrétariat de direction et les secrétariats de pôle en cas d'absence.- Assure le le dépôt et la réception des parapheurs urgents avec la préfecture du département- Est référent- e pour le service communicationLa / le titulaire du poste est parfois mobilisé (e) pour un appui spécifique lié à son rôle d'assistante non listé ci-dessus.Spécificités du poste / Contraintes :Nécessité d'une réactivité en cas des sollicitations urgentes de partenaires. Le télétravail est limité à un jour (au prorata de la quotité de travail)Poste ouvrant droit à une bonification au titre de l'avantage spécifique d'ancienneté prévu par le décret n°95-313 du 21 mars 1995 modifié (1 mois de réduction d'ancienneté par année au bout de 3 ans, puis 2 mois parannée supplémentaire)Poste ouvrant droit à la NBIPrime de fidélisation de 12 000 euros pour les titulaires ou les contractuels qui restent 5 ans en poste.Savoir-être : - Signaler et orienter les urgences : E- Respecter des obligations de confidentialité et discrétion professionnelle: E- Afficher un sens des responsabilités et du service public: M- Faire preuve d'adaptabilité et polyvalence : MSavoir-faire :- Disposer d’excellentes compétences techniques dans le domaine du secrétariat et de l’assistanceadministrative E- Analyser les situations M- Établir des priorités dans son plan de travail M- Partager et relayer l’information M- Préparer des projets de courrier ML'unité départementale de la Seine-Saint-Denis est organisée en 2 pôles : - Le pôle T qui regroupe les services du système d’inspection du travail et met en œuvre, sous l’autorité du directeur de l’unité départementale, les politiques du travail.- Le pôle EES (Entreprises, Emploi et Solidarités), qui met en œuvre, sous l’autorité du directeur de l’unité départementale et par délégation du DRI, les politiques en direction des publics les plus fragiles d’une part, et des entreprises, d’autre part.Le poste proposé se situe à Bobigny