Assistant(e) de direction H/F

Le socle des missions est le suivant :

• En lien avec l’attaché.e de direction, assister le Directeur et le Directeur adjoint :
  • Gérer les agendas : planifier et organiser les rendez-vous, réunions, déplacements
  • Préparer les dossiers quotidiens des rendez-vous
  • Assurer le suivi des dossiers
  • Préparer des documents/dossiers
• Assurer un appui occasionnel aux directions de projets médicaux :
  • Suivi et relances d'appels à projets et d'enquêtes
  • Organisation d’événements signalés
• Assurer les tâches de secrétariat courantes pour la direction :
  • Assurer l’accueil physique et téléphonique
  • Gérer la boite mail générique de la Direction
  • Diffuser, classer et archiver les documents et dossiers
  • Assurer la mise en forme de documents
  • Mettre à jour des bases de contacts et réaliser des mailings/publipostages
  • Suivre les échéances et faire des relances
  • Gestion des parapheurs sur l’outil de gestion électronique des documents en lien avec l’attachée de direction
  • Enregistrer, trier et distribuer le courrier (papier et électronique) en l’absence de l’assistant technique
  • Envoyer l’ordre du jour et faire compte rendu de la réunion hebdomadaire des assistantes de direction de la DOS
  • Transmettre le point « tensions hebdomadaires » à l’ensemble des établissements sanitaires de la région
  • Publications au Recueil des Actes Administratifs
• Travailler en étroite collaboration avec l’attachée de direction et les assistantes de la DOS
  • Assister l’attaché.e de direction et le.a remplacer en cas d’absence sur le suivi de certains dossiers ou des réunions
  • Aider ponctuellement les autres assistant.e.s de la Direction