Assistant(e) de direction F/H

Groupe RIFSEEP 2Activités principalesPlacé(e) sous l'autorité de la directrice de cabinet, l'Assistant(e) de direction a pour activité :- d'effectuer la suppléance de l'assistante de direction du directeur régional et du directeur régional délégué (dont la gestion de certaines affaires réservées) pendant ses périodes d'absence- de gérer les demandes mails des usagers de la DREETS- d'assurer l'assistance du responsable du pôle Entreprises, Economie, Emploi de la DREETS : gestion de ses missions (gestion de l'agenda, préparation des déplacements et règlement des frais de mission sous CHORUS Déplacements temporaires), organisation de réunions (réservation de salles, de repas), distribution du courrier du pôle 3E, réponses de premier niveau à des sollicitations internes et externes (courriels, téléphone, filtrage et orientation).Connaissances :Environnement institutionnel, administratif, économique, social et technique de la DREETSOrganisation, fonctionnement et missions des services de la DREETSPack office (traitement de texte, tableur, messagerie, outils collaboratifs)Savoir-être :ConfidentialitéRéactivité (capacité à gérer urgences et situations complexes) AutonomieTravail en équipe et en réseauRigueur et méthodeSens des relations humainesCréée au 1er avril 2021, la Direction Régionale de l'Economie, de l'Emploi, du Travail et des Solidarités est placée auprès du préfet de région.La DREETS intervient dans le registre de l’économie et de l’accompagnement des entreprises, du développement des compétences, de l’accès et du maintien à l’emploi, de la lutte contre la pauvreté, de l’insertion des publics précaires et dans celui de la politique du travail et des actions d’inspection de la législation du travail, de la protection des consommateurs et de la régulation des marchés. Elle a un rôle de coordination des politiques au niveau régional et d'appui aux directions départementales interministérielles. Relations fonctionnelles- Ensemble des pôles et services de la DREETS et des DDETS(PP)- Partenaires du service public de l'emploi (France Travail, ARML, AFPA, AGEFIPH…)- Préfecture de région et SGAR et autres services déconcentrés de l'Etat- Administrations centrales- Conseil régional et autres collectivités locales- Partenaires sociaux et organisations professionnelles, chambres consulaires et entreprises.Savoir-faire :Disposer d'excellentes compétences techniques dans le domaine du secrétariat et de l’assistance administrativeDétecter les besoins d'assistance opérationnelle et administrative du supérieur hiérarchiqueAssurer un accueil physique et téléphonique de qualitéConstituer, tenir à jour et assurer le suivi de dossiers et d'échéancesOrganiser des réunionsUtiliser Outlook (messagerie et calendrier) au niveau expertRéaliser des comptes rendus, des synthèses et préparer des projets de courrierClasser et archiver des dossiers en version papier et numériquePartager et relayer l'informationOrganiser sa charge de travail dans le respect des délaisEtre en capacité d'utiliser des applicatifs de gestion informatisée (notamment Chorus DT)La DREETS Occitanie dont le siège est à Toulouse est composé de quatre pôles, d'un cabinet et d'un secrétariat général.Le cabinet constitue un appui aux services de la DREETS et aux DDETS(PP) pour ce qui concerne les fonctions transverses : communication, traitement de l'information, études et statistiques, gestion de crise, performance et contrôle interne.Le titulaire du poste sera sous l'autorité fonctionnelle du directeur régional adjoint responsable du pôle Entreprises, Economie, Emploi.