Assistant(e) de direction F/H

Sous l’autorité hiérarchique de la secrétaire générale, le/la titulaire du poste intègrera une équipe pluridisciplinaire de 7 personnes (webmestre, documentaliste, infographiste, etc.). Sa responsabilité consiste principalement à apporter à la direction de l’OFDT ainsi qu’aux membres du comité de direction, une aide permanente en termes d'organisation administrative, de gestion, d'information, d'accueil physique et téléphonique, de classement et suivi de dossier.Ses missions se décomposent comme suit :Formation requise:Formation de niveau minimum : BAC +2 Assistant de direction ou assistant de gestion.Expérience professionnelle similaire d’au moins 5 ans souhaitée au sein de la fonction publique.Compétences et qualités attenduesSavoir travailler en autonomie.Excellentes capacités rédactionnelles à l’oral comme à l’écrit.Excellentes compétences en secrétariat de direction, incluant des compétences en gestion administrative et budgétaire. Maîtrise des techniques de secrétariat (accueil, classement, archivage...) et très bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint).Organisme d’expertise et de production scientifique, l'Observatoire français des drogues et des tendances addictives (OFDT), 30 agents publics et contractuels sur projet, est un groupement d’intérêt public créé en 1993 pour produire, analyser, réunir et diffuser les connaissances et les données scientifiques sur le phénomène des drogues et des addictions (alcool, tabac, drogues illicites, mésusage médicamenteux, jeux d’argent et de hasard et autres addictions comportementales, etc.) afin d’éclairer les décideurs publics, les professionnels du champ et le grand public. L’OFDT est le point focal pour la France au sein du réseau européen d’information sur les toxicomanies (REITOX), animé par l’agence européenne des drogues, l’EUDA (https://www.euda.europa.eu/index_en). Tous les travaux de l’OFDT sont publiés sur son site internet (https://www.ofdt.fr/). L’organisation de l’OFDT s’articule autour de trois unités, deux unités scientifiques (DATA et FOCUS) et un secrétariat général assurant notamment des fonctions de ressources humaines, de gestion administrative, de valorisation et de communication. L’OFDT dispose d’une autonomie de gestion budgétaire avec sa propre agence comptable. 1)     Assurer un accueil physique et téléphonique et le secrétariat de la direction (suivi de l’agenda et prise de RDV) ;2)     Assister la secrétaire générale et les équipes pour la gestion des affaires courantes ;3)     Assurer la correspondance institutionnelle par mail et par courrier pour le compte de l’équipe de direction ;4)     Assurer la préparation logistique et administrative des instances et préparation des comptes rendus pour garantir le respect des échéances et la qualité des documents produits (réunions de services trimestrielles, réunions du collège scientifique trimestrielles, assemblées générales trimestrielles, évènements institutionnels), et accompagnement de la direction à toute réunion institutionnelle nécessitant un appui de secrétariat.5)     Gérer et mettre à jour le casernement et la signalétique : gestion des entrées et des sorties, demande de badges et de matériel…6)     Apporter un appui permanent et proactif dans l'organisation des activités professionnelles administratives de l’OFDT : suivi des marchés, passation de commandes, suivi des ordres de mission, participation aux opérations de contrôle interne…Capacités d’organisation et d’anticipation des besoins.Fiabilité, ponctualité, flexibilité et polyvalence.Rigueur, réactivité, dynamisme et bon relationnel.Au sein de l’OFDT, le secrétariat général assure un soutien transversal pour l’ensemble des activités de l’OFDT : gestion administrative, juridique, budgétaire et logistique ; suivi des conventions de partenariat ; valorisation des publications, documentation et diffusion (site internet) ; relations administratives avec l’EUDA. Le secrétariat général gère les ressources humaines du GIP et, dans le cadre de la convention avec l’agence comptable, contribue à la programmation budgétaire de l’observatoire.