Assistant(e) de direction du Pôle Appui Métiers CDD 2 mois F/H

Activités principales :L’assistant(e) de direction du secrétariat général est chargé(e) :1. le secrétariat du PAM ce qui implique les tâches suivantes- l'accueil physique et téléphonique ; le filtrage téléphonique de responsable du PAM et son adjointe en tant que de besoin;- la préparation et participation aux réunions internes du Pôle et, le cas échéant, la réalisation de compte-rendus ;- l'organisation des réunions internes et externes ;- la tenue de l’agenda des responsable et adjointe du PAM et l'appui à la préparation de mails, d'ordre du jour;- le tri et traitement du courrier (enregistrement dans une base de données, diffusion, classement) ;- la gestion de la messagerie institutionnelle (secrétariat, réservations...) ;- la diffusion de mails et le cas échéant, la mise à jour de listes de destinataires ;- la gestion des moyens matériels du bureau; et à ce titre de la centralisation des achats pour les agents du PAM;- la gestion des congés, et suivi du planning des congés des encadrants du PAM;Il/elle peut être amené/e à participer en tant que de besoin à d'autres missions transverses du PAM.Indiquez les compétences requises sur le poste ainsi que la lettre correspondant à la légende ci-dessous.E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles solutions, former d’autres agents, être référent dans le domaine.M : Mettre en œuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat.A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)La DRIEETS (Direction régionale et interdépartementale en charge de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités) résulte du rapprochement en Ile de France de la DIRECCTE et du réseau Cohésion Sociale (DRJSCS et DDCS). Créée le 1er avril 2021 dans le cadre de la réforme de l’organisation territoriale de l’Etat, elle porte des politiques publiques tournées d’une part, prioritairement, vers les publics les plus fragiles (protection, insertion sociale, insertion dans l’emploi…) et d’autre part vers les acteurs économiques (mutations économiques, inspection du travail, CCRF, dialogue social…). 2. L'assistant du PAM est également en charge de missions transversales au service de l'ensemble des agents de la DRIEETS:- la gestion des badges pour les nouveaux arrivants et les participants à des formations organisées sur le site du Millénaire, ainsi que des renouvellements de badges en cas de perte (en lien avec le gestionnaire ICADE du bâtiment Le Millénaire)- la gestion des clés des bureaux sur le site du Millénaire (conservation des doubles des clés, réponses aux demandes de clés et d’ouverture de salles) ;- la gestion des réservations de salles de réunion ;- l'organisation et l'accueil des nouveaux arrivants ;- la centralisation et synthèse d'informations des fonctions supports sous forme de tableaux EXCEL (grèves, bureaux occupés...) ;- il/elle est également référent(e) achats pour l'ensemble des secrétariats de la DRIEETS (en lien avec le service achat du SGAMM).3. Enfin, avec les autres assistant(e)s de direction des pôles et du directeur, il/elle s’organise pour que soit assurée une permanence de l’accueil, du filtrage téléphonique et de l’exécution de toute tâche devant être effectuée sans délai pour l’ensemble des cadres de la DRIEETS pendant la journée de travail, notamment en cas d'absence de l’une d’entre elles.Les différentes missions peuvent faire l'objet d'évolution pour répondre à des besoins organisationnels et/ou à l'évolution des politiques publiques du Ministère.CDD de 2 mois.Connaissances :- connaissance de la fonction publique et de son environnement : A- Maîtrise des outils bureautiques :Word, Excel, Powerpoint, Outlook, TEAMS..ESavoir-être :- Capacités d’organisation***- Autonomie**- Capacités relationnelles***- Discrétion et confidentialité***- Réactivité**- Sens du collectif, capacité à travailler en équipe***- Amabilité/Courtoisie***- Disponibilité***Savoir-faire :- Savoir communiquer par oral et écrit : M- Mettre en œuvre une règle, une norme, une procédure, un protocole : M- Qualités d’organisation : respecter les délais, savoir planifier et établir des priorités EL’unité régionale est organisée en 3 pôles métiers, un pôle d’appui métiers (PAM), un cabinet et 4 unités départementales en petite couronne.Le PAM comprend une mission pilotage budgétaire régional, un conseiller juridique, une mission documentation métiers, un service informatique régional, un service pilotage stratégie RH régionale, dialogue social, un service interdépartemental comité médical et commission de réforme (CMCR) et un service prévention et qualité de vie au travail (QVT).Au sein de la DRIEETS, rattaché hiérarchiquement au directeur régional et rendant compte à la directrice adjointe régionale, le Pôle Appui aux Métiers intervient en soutien pour toutes les affaires générales induites par le pilotage de la direction, au niveau régional comme départemental. Il intervient notamment pour l'élaboration d'une stratégie RH et budgétaire, dans la conduite du dialogue social et dans la mise en place d'une politique de prévention et de QVT ainsi que dans le suivi de l’impact de la stratégie immobilière de l’Etat en région pour la DRIEETS. Il conseille la direction en matière juridique, notamment sur les enjeux RH et les marchés.Le PAM assure le soutien des agents de la DRIEETS comme des DDETS en matière de système d’information et de communication et pilote la politique documentaire nécessaire à l’exercice des différents métiers de la DRIEETS.Il est également en charge du fonctionnement en proximité des commissions médicales et des commissions de réforme sur les territoire de Paris, Hauts-de-Seine, Seine-St-Denis et Val-de-Marne.Sur les fonctions RH, budgétaires et logistiques (hors système d'information), le PAM travaille en lien étroit avec le secrétariat général aux moyens mutualisés (SGAMM) de la préfecture de région au niveau métropolitain chargé de la gestion du service dans ces domaines, ainsi qu'avec les secrétariats généraux communs pour la grande couronne (SGCD),