Assistant(e) de direction auprès de la Secrétaire générale et de la Secrétaire générale adjointe - F/H

L’assistant(e) de direction assure, en binôme avec l'attaché de direction, le secrétariat particulier de la Secrétaire général (SG) des ministères sociaux et de son adjointe (SGA). Il/Elle assure également les missions de secrétariat du pôle santé-ARS, structure d'appui placée auprès de la Secrétaire générale.Placé(e) directement auprès de la cheffe de cabinet, il/elle participe à la bonne organisation du travail au niveau de la direction du Secrétariat Général en assurant la gestion et le suivi opérationnels des agendas de la SG, de la SGA et du chef du pôle Santé-ARS. Il/Elle assure notamment le traitement, l'enregistrement et la circulation des courriers et réalise le suivi des différentes sollicitations ; il/elle peut apporter un appui opérationnel à l’organisation des événements, et facilite les relations avec l'ensemble des parties prenantes du Secrétariat général. Il/Elle assure également des missions de secrétariat en appui du pôle Santé-ARS (planification de réunions, organisation logistique du séminaire des DG ARS, appui à la mise en œuvre du conseil national de pilotage (CNP) des ARS...).E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvellessolutions, former d’autres agents, être référent dans le domaine.M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus,conseiller les autres agents, optimiser le résultat.A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sousle contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus(vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)Le Secrétariat général du ministère des affaires sociales remplit une mission de soutien aux politiques publiques, de modernisation de l'administration et de coordination des services.Il porte la vision et l'unité du Ministère du Travail, de la Santé, des Solidarités et des Familles (MTSSF), en particulier vis-à-vis de l'interministériel et des services territoriaux dont il assure l'animation et le pilotage (ARS et DREETS).Le Secrétariat Général dirige les fonctions support. Il pilote et coordonne l'organisation du système de santé et de prise en charge médico-sociale. Il couvre les champs de la santé et de la solidarité, du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle. Le Secrétariat général assure une mission générale de modernisation des ministères et de coordination des services. Au sein du Secrétariat général, vous en assurerez l'accueil physique et téléphonique en interface avec l’ensemble des acteurs de politiques sociales, en participant à l'organisation de la journée de la SG et la SGA et en sécurisant leurs déplacements.Méthodique et organisé(e), ces compétences vous seront précieuses dans la constitution des dossiers, la tenue des listes de diffusion, ainsi que le suivi des courriers et des parapheurs. Vous assurerez la saisie d'informations et leur mise en forme en tenant compte de la nature du document et de la charte graphique en vigueur.En assurant la gestion des avis de réunions interministérielles et le suivi des demandes de la Cour des comptes, vous participerez à la mise en œuvre des politiques publiques et à sa modernisation.Vous serez un(e) interlocuteur-trice régulier-ère des cabinets ministériels (Santé, Travail, Solidarités, Famille), des directions ministérielles, des agences régionales de santé (ARS), des réseaux territoriaux, et des différents interlocuteurs institutionnels.Dans un esprit d'entraide, vous participerez pleinement au collectif de travail des structures d'appui placées auprès du SG, plus généralement au bon fonctionnement et à la bonne communication entre les différent(es) collaborateurs-trices.Connaissances :Mise en œuvre des techniques de secrétariat - EGestion des agendas et des plannings - ETravail en équipe - ESuivre, harmoniser et mettre à jour les procédures internes pour fluidifier le fonctionnement - MMaitrise de l'outil informatique et du pack office - MSavoir-être :Etre méthodique, rigoureux-se et organisé-e ***Etre réactif-ve et savoir prioriser les tâches ***Réelle capacité d'écoute et de synthèse ***Savoir travailler en équipe ***Qualités réactionnelle et rédactionnelle ***Faire preuve de discrétion professionnelle / devoir de réserve ***Savoir-faire :Savoir rendre compte et réaliser divers types de documents - MSuivre, harmoniser et mettre à jour les procédures internes pour fluidifier le fonctionnement - MBonne expression écrite et orale - MRespect des délais - ELa Secrétaire Générale (SG) a autorité sur les fonctions transversales et supports couvrant l'ensemble des champs ministériels sociaux. Elle élabore, en concertation avec les directions et services, les principes généraux de gestion des ressources humaines, de développement, de valorisation et de diversification des compétences. Elle peut présider, en qualité de représentante des ministres, les instances représentatives du personnel; elle est également chargée de la politique et du suivi de l'encadrement supérieur.La SG anime et coordonne l'action de l'ensemble des directions et services des ministères et participe au pilotage des établissements qui en relèvent. En liaison avec les directions et services compétents, elle participe aux réflexions stratégiques sur les missions, l'organisation et les activités des ministères et de leurs établissements. En sus, la SG contribue à la définition des orientations stratégiques en matière d'évaluation de la performance, du contrôle de gestion, de même elle assiste les ministres pour le pilotage et la coordination de l'organisation du système de santé et de prise en charge médico-sociale, notamment le réseau des ARS, et veille à la cohérence de la mise en œuvre territoriale des politiques publiques sanitaires et sociales.Le Secrétariat général coordonne l'action des services et des établissements concernés de l’État, ainsi que leurs relations avec l'assurance maladie en matière de politique de santé, d'organisation et de régulation du système de santé et de prise en charge médico-social