Assistant(e) de direction à la DDETS 91 F/H
Description des missions
Appui à la direction sur des sujets concernant l’ensemble de la DDETS, en binôme avec un ou une autre secrétaire, et notamment :
• Secrétariat de direction (accueil téléphonique et physique, gestion de la boite mail de la direction, des agendas de l’équipe de direction, prise en compte et signalement des urgences, soutien logistique et administratif pour l’organisation des réunions et des déplacements...),
• Suivi des sollicitations en notes du corps préfectoral et des parapheurs,
• Appui à la direction sur des projets transversaux,
• Participation à la communication interne et externe,
• Gestion et suivi comptable de certains dossiers,
• Publication d’arrêtés divers,
Profil recherché
E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de réactivité et de rigueur.
M : Mettre en œuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, faire preuve d'initiatives pour optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)
Connaissances :
• Connaitre l’organisation, les missions, le fonctionnement et les conditions d’intervention des services (M)
• Connaitre l’environnement institutionnel, économique social et technique (M)
• Connaitre les outils et les méthodes du secrétariat et de l’assistance administrative (M)
Savoir faire :
• Savoir travailler en équipe (M)
• Savoir rendre compte et respecter les délais pour la réalisation des tâches (E)
• Savoir utiliser internet et la messagerie (M)
• Savoir rédiger des courriers et les mettre en formes, savoir rédiger des comptes rendus de réunions
(M)
• Savoir utiliser les outils bureautiques et les applications informatiques
Savoir être nécessaire :
A maîtriser : Sens des relations humaines, sens de la communication, capacité d’adaptation, autonomie, rigueur, réactivité, capacité d’initiatives
Expertise : Discrétion, Confidentialité, Fiabilité