Assistant(e) à la permanence ministérielle des interventions sociales - DIVISION DES CABINETS F/H

Secrétariat auprès de l'encadrement et d’une équipe d’assistants (es) de service social :Activités principales :- Accueil, évaluation et orientation des appels téléphoniques des citoyens et partenaires ;- Traitement de texte des courriers, notes, rapports ;- Suivi du bon acheminement des courriers, mails réceptionnés à la permanence,- Création, réactualisation et mise à jour des dossiers dans le logiciel informatique du service « mon suivi social »,- Enregistrement, classement et archivage des mails et documents transmis par les citoyens et les partenaires,- Archivage des courriers papiers reçus à la permanence,- Enregistrement, recherche des courriers avec le logiciel Pégase,- Élaboration, suivi des tableaux de bord, recueil des statistiques.- Mise en forme du bilan d’activité,- Mise à jour de la documentation, coordonnées des services, établissements de notre ministère et organismes externes. E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvellessolutions, former d’autres agents, être référent dans le domaine.M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus,conseiller les autres agents, optimiser le résultat.A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sousle contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus(vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)Connaissances : Activités annexes :- Gestion des fournitures- Réservation des sallesPartenaires institutionnels :L’assistante de la permanence ministérielle des interventions sociales travaille en réseau avec les assistantes de la division des cabinets et les assistantes des cabinets ministériels.Dispositifs en vigueur du champ social et médico-social (N)Techniques d’entretien téléphonique (M)Environnement institutionnel et administratif (M)Savoir-être : Indiquez au moyen de *** en fonction des attentesAvoir le sens de l’écoute et le respect de la personneSavoir travailler en partenariat et en équipeAvoir l’esprit d’initiativeFaire preuve de diplomatieFaire preuve de discrétion professionnelle***Etre autonome tout en sachant rendre compteSavoir-faireAnalyser et évaluer les situations en vue d'orienter correctement la demandeConnaître les règles de forme et de présentation applicables aux courriers adressés par le service Connaître les techniques du secrétariat (prise de note, écriture abrégée…) Connaître les circuits et procédures spécifiques appliquées dans le service Connaître les règles d'archivage et de classementMaîtriser la bureautique (traitement de texte - tableur - messagerie électronique) (M)