Assistance et gestion administrative – instructeur F/H
Encadrement (oui ou non) : Non
Encadrement (oui ou non) : Non Le poste deux comprend deux volets distincts:· un poste de gestionnaire instructeur au DISAP pour 2/3 de son temps· un poste d’assistant de la direction du Pôle T pour 1/3 de son tempsCes deux volets interviennent en complément de l’activité d’un agent déjà en poste. Les taches seront donc précisées au vu du profil de l’agent retenu1-Activités DISAP :· Chargé du suivi des activités du serviceIndiquez les compétences requises sur le poste ainsi que la lettre correspondant à la légendeci-dessous :E : Savoir agir dans un contexte complexe, être référent dans le domaine.M : Mettre en œuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus.A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.La Direction Départementale de l'Emploi, du Travail et des Solidarités (DDETS) est le service de l’État chargé de la mise en œuvre de ces politiques au niveau départemental.Il compte 240 agents répartis sur 3 sites (2 à Marseille et 1 à Aix en Provence).Ils sont répartis entre 3 pôles "métiers" correspondant aux politiques mises en œuvre.La Direction Départementale de l'Emploi, du Travail et des Solidarités (DDETS) est le service de l’État chargé de la mise en œuvre de ces politiques au niveau départemental. · Transmission et suivi des procédures et actualisation des tableaux de suivi· Suivi statistique des PV· Préparation du bilan annuel de la politique pénale et des relations avec les tribunaux judiciaires· Chargé du traitement des fermetures administratives pour travail illégal- Etude des demandes - Relations avec les services de police- Gestion des complétudes- Préparation de l’arrêté - Actualisation du tableau de bord· Ligne AT - Interlocutrice identifiée par les services de la police- Prise en charge de la ligne AT- Traitement de la fiche de signalement AT - Actualisation du suivi des AT grave ou mortel· Assistance du service- Traitement de la boîte de messagerie institutionnelle du service - réponse directe aux demandeurs - Relation avec les partenaires, DREETS, parquets, trésorerie, préfecture,- Gestion et commandes des fournitures,- Traitement du courrier arrivé, suivi du courrier départ,2-Activités Direction du Pôle T· Suivi de la BAL du pôle T- Orientation (vers les autres services de la DD - vers les services concernés du pôle T)- Le cas échéant, réponse directe à l’usager· Suivi de la documentation du Pôle T- recueil et analyse des besoins- contacts avec le SGC- suivi de la réception et répartition entre les services· Suivi RH- tableau RH- organigramme· Communication du Pôle T- alimentation du site Internet- synthèse et rédaction de la note bimensuelle- mise à jour de la liste des contacts et préparation des mailingsCes taches pourront évoluer dans la limite d' 1/3 tempsN : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…).Connaissances :Compétences techniques dans le domaine de l’assistance administrative et de la bureautiqueSavoir-faire :Connaître l'organisation, les missions et le fonctionnement des servicesConnaître les outils et méthodes de secrétariat et de l'assistance administrativeSavoir apporter une assistance administrative et renseignerSavoir rédiger des courriers, des mails et documents administratifsSavoir établir des suivis d’activitéSavoir-être :Travailler en autonomieFaire des propositions d’organisation, de méthodologie...Travailler en équipePlanifier les échéancesOrganiser sa charge de travailFaire preuve de discrétionRigueur dans l’instruction de dossiersIl compte 240 agents répartis sur 3 sites (2 à Marseille et 1 à Aix en Provence).Ils sont répartis entre 3 pôles "métiers" correspondant aux politiques mises en œuvre.Outre la direction du pôle (1 responsable, un responsable opérationnel et un assistant), le Pôle Travail comporte :· 6 unités de contrôle (avec chacune un responsable, 10 à 12 agents de contrôle et des assistants d’unité de contrôle),· Le DISAP (département instruction des sanctions administratives et pénales) qui compte 6 agents (1 responsable et 5 gestionnaires instructeurs) La mission d'instruction des dossiers de sanctions administratives et de transaction pénale est assurée par 4 agents du service.· Le DRUILT ( Département relations à l’usager et information sur la législation du travail) qui compte 12 agents répartis sur 2 sites (8 à Marseille et 4 à Aix en Provence).