42-Assistant ou Assistante de direction H/F

Finalité et missions principales du poste

Assister la Directrice de la DASM / Assurer le secrétariat général de la Direction Adjointe avec l’ensemble du Pôle Appui
Assurer l’organisation et le secrétariat du CODIR DASM
Organiser et coordonner les informations parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la direction.
Organiser les réunions stratégiques (CSMS, fédérations MS ,…)
Veiller au respect des échéances et alerter le cas échéant
Appuyer le directeur adjoint dans la gestion RH de la direction
Activités principales
Appui à la transversalité au sein de la Direction :
Assister la directrice : Gestion des agendas, réunions, déplacements, préparation de dossiers dont les EDL/synthèse…
Contribuer à la gestion du courrier, des BAL et des agendas en cohérence avec l’agenda de la direction générale et des directions territoriales.
Coordonner les travaux communs confiés au pôle appui : organisation de séminaires, rédaction de documents, de synthèses (note, diaporama, tableau de bord…) destinés à valoriser/rendre compte des actions de la DASM.

Assurer l’organisation de réunions stratégiques et transversales de la direction :
Commissions spécialisées médico-sociales de la CRSA ;
Réunions Fédérations Médico-sociales ;
Réunions avec les partenaires
*Réservation de salles et de matériels, convocations, envoi des dossiers, installation du matériel, accueil des participants ; préparation et suivi des ordres du jour avec les directions métier, élaboration d’outils support de communication (fond de dossier, élaboration de diaporama, documents divers …)
*Rédiger et diffuser les comptes rendus et diaporamas présentés en séance ; suivre les échéances et assurer le reporting pour chacune des commissions.

Suivre la logistique des différents départements de la DASM
Suivi du plan des locaux avec répartition des bureaux
Gestion des nouveaux arrivants en lien direct avec les assistantes de département qui s’assureront de la bonne installation et de la mise à disposition des outils nécessaires

Coordonner les besoins en communication de la DASM :
Collecter les besoins de communication des différents départements de la DASM en cohérence avec l’agenda stratégique de la DASM et de la direction générale
Assurer l’interface et le respect des échéances entre la DASM et le service de communication